Quản trị là gì? Phân biệt vai trò chức năng quản trị và quản lý

Quản trị được xem như “xương sống” của một tổ chức, doanh nghiệp. Quy trình làm việc muốn vận hành trơn tru và đạt hiệu quả tối ưu nhất cần có vai trò của quản trị.

Quản trị là gì?

Các định nghĩa, khái niệm về Quản trị nổi tiếng thế giới, đóng góp vào sự phát triển của lý thuyết quản trị hiện đại, tạo ra nền tảng vững chắc cho lĩnh vực Quản trị sau này.

1. Peter Drucker: Ông được xem là "cha đẻ của quản trị học hiện đại". Drucker nhấn mạnh rằng quản trị là về việc làm cho người khác hiệu quả, qua đó đạt được mục tiêu của tổ chức.

2. Henry Fayol: Fayol, một trong những người tiên phong trong lĩnh vực quản trị học, đã định nghĩa quản trị là quá trình lập kế hoạch, tổ chức, chỉ huy, phối hợp và kiểm soát.

3. Max Weber: Weber là nhà xã hội học nổi tiếng, đưa ra khái niệm về "quản trị biên chế", nhấn mạnh việc quản trị dựa trên nguyên tắc chính quy, quy tắc và quy trình rõ ràng.

Quản trị không chỉ là việc thực hiện các quy trình hay tuân thủ các quy tắc, quản trị là một nghệ thuật và khoa học trong việc đưa ra quyết định, làm cho mọi thứ diễn ra và đạt được mục tiêu thông qua việc sử dụng hiệu quả nguồn lực có sẵn. Quản trị đòi hỏi phải có tầm nhìn chiến lược, khả năng phân tích và đánh giá, cùng với kỹ năng giao tiếp và lãnh đạo hiệu quả.

Trong quản trị, mỗi quyết định được đưa ra không chỉ dựa trên dữ liệu và phân tích, mà còn phải xem xét đến yếu tố con người, văn hóa tổ chức và môi trường kinh doanh đang thay đổi. Một nhà quản trị giỏi cần phải linh hoạt, sẵn sàng thích ứng với sự thay đổi, đồng thời luôn chú trọng đến việc phát triển và truyền cảm hứng cho đội ngũ của mình để cùng nhau đạt được thành công.

Công việc quản trị bao gồm các khía cạnh:

• Quản trị chiến lược
• Quản trị nhân sự
• Quản trị kinh doanh
• Quản trị marketing
• Quản trị tài chính
• Quản trị sản xuất
• Quản trị nguồn nhân lực
• Quản trị chuỗi chung ứng
• và các hoạt động quản trị khác.

Quản trị là một lĩnh vực rộng và đa dạng, có thể áp dụng trong nhiều lĩnh vực khác nhau như kinh doanh, chính phủ, giáo dục, y tế,...

Quản trị có thể thực hiện ở nhiều cấp độ khác nhau trong một tổ chức, bao gồm quản lý cấp cao (top management), quản lý tầng lớp giữa (middle management) và quản lý cơ sở (frontline management).

Bản chất của quản trị

Bản chất của quản trị chính là tìm ra phương thức phù hợp, giúp mọi người trong tổ chức thực hiện công việc đạt hiệu quả tối ưu nhất với chi phí thấp nhất. Quản trị cần đưa ra những quyết đoán để toàn quyền kiểm soát các hoạt động trong tổ chức.

Quản trị cần đáp ứng đủ các điều kiện cơ bản như sau:

• Có chủ thể quản trị: Chủ thể của quản trị là những người thực hiện các hoạt động quản trị. Chủ thể của quản trị có thể là một cá nhân, một nhóm người hoặc một tổ chức. Đây là các nhân tố trực tiếp tạo ra các tác động quản trị. Nhân tố này phải ra những quyết định đủ mạnh, đủ sức thuyết phục để các đối tượng bị quản trị tuân theo.

• Có đối tượng bị quản trị: Đối tượng của quản trị là các hoạt động của tổ chức. Các hoạt động của tổ chức bao gồm các hoạt động sản xuất, kinh doanh, dịch vụ, hành chính,... Đây là nhân tố chịu tác động trực tiếp của chủ thể quản trị. Đối tượng bị quản trị có thể là một hoặc nhiều người, diễn ra một hoặc nhiều lần liên tục.

• Có mục tiêu cho cả chủ thể và đối tượng: Đây là căn cứ để chủ thể quản trị tạo ra các nhân tố tác động trực tiếp đến các đối tượng.

• Có nguồn lực: Nguồn lực của quản trị là các yếu tố cần thiết để thực hiện các hoạt động quản trị. Các nguồn lực của quản trị bao gồm: con người, tài chính, vật chất, thông tin,... Đây chính là công cụ giúp chủ thể quản trị khai thác, vận dụng trong quá trình quản trị.

Vai trò của quản trị

Vai trò của quản trị trong một tổ chức là không thể phủ nhận, đây được xem là nền tảng cho sự phát triển về lâu dài của một doanh nghiệp. Khi quản trị không làm tốt vai trò của mình sẽ dẫn tới nhiều hệ lụy nghiêm trọng, gây tổn thất cho doanh nghiệp.

Vai trò của quản trị được thể hiện qua 5 yếu tố sau đây:

1. Vai trò đại diện

Quản trị có vai trò đại diện và là tiếng nói của tổ chức. Do đó, bộ phận quản trị cần phải luôn nhận thức được rằng, ngay cả ý kiến ​​cá nhân cũng sẽ phản ánh (tốt hoặc xấu) cho một doanh nghiệp.

2. Vai trò lãnh đạo

Vai trò lãnh đạo tức là cần có khả năng truyền đạt tầm nhìn và truyền cảm hứng cho mọi người trong tổ chức thực hiện tầm nhìn đó.

Quản trị cần điều khiển và kiểm soát mọi quá trình hoạt động của các phòng ban, nhằm đảm bảo xây dựng một hệ thống liền mạch, quy trình điều chuyển hợp lý với nguồn lực, chi phí tối thiểu nhất có thể.

3. Vai trò giao tiếp, kết nối

Quản trị đóng vai trò giao tiếp, kết nối giữa các cá nhân trong một tổ chức. Đây được xem là một trong những vai trong then chốt trong quản trị.

Vai trò giao tiếp, kết nối cần truyền thông cho toàn bộ hệ thống của tổ chức, cung cấp thông tin chi tiết cho những người ở cấp cao hơn và hướng dẫn cho những người ở cấp thấp hơn. Đồng thời, vai trò này cũng có thể truyền đạt thông tin bên ngoài từ khách hàng, đối tác, các tổ chức, mối quan hệ hợp tác bên ngoài.

4. Vai trò ra quyết định

Quản trị đóng vai trò thông qua, phê duyệt và ra quyết định trong một tổ chức. Các quyết định này cần sáng suốt và đủ thuyết phục để mọi người tuân theo, tạo nên sự đồng nhất và liên tục trong quá trình vận hành.

5. Vai trò giải quyết vấn đề

Giải quyết vấn đề được xem là bản chất của công việc quản trị. Quản trị có thể không thực hiện những công việc như thiết lập chính sách, nhưng cần thực hiện những hoạt động khắc phục khi kế hoạch không như mong đợi.

Quản trị đồng thời cũng đóng vai trò đàm phán như bộ phận nhân sự nếu có vấn đề nảy sinh giữa các thành viên trong tổ chức.

4 Chức năng của quản trị

Chức năng quản trị là những hoạt động tổng quát, chung nhất mà nhà quản trị ở cấp bậc nào cũng thực hiện. Đây được hiểu là các hoạt động quản trị được thực hiện tương ứng với từng hoạt động trong doanh nghiệp, đều nhằm đến việc giúp hoàn thành mục tiêu chung của tổ chức, bao gồm 4 chức năng: Hoạch định (Planning), Tổ chức (Organizing), Lãnh đạo (Leading) và Kiểm soát (Controlling).

1. Hoạch định kế hoạch

Hoạch định kế hoạch là chức năng đầu tiên trong quản trị, giúp nhà quản trị xây dựng chiến lược để đạt được mục tiêu đề ra. Chức năng này bao gồm các hoạt động cụ thể như:

• Đánh giá thực trạng, nguồn lực trong tổ chức rồi xác định mục tiêu, phương hướng.
• Đề xuất các hoạt động nhằm đạt được mục tiêu trong thời gian nhất định.
• Vạch ra các lịch trình cụ thể để hành động.
• Đưa ra các kế hoạch kiểm soát và quản trị rủi ro để phát triển tổ chức.

2. Tổ chức

Chức năng tổ chức đòi hỏi quản trị cần có sự phân bổ nguồn lực hợp lý và một môi trường nội bộ hoà thuận. Ngoài con người, quản trị còn cần sắp xếp máy móc, kinh phí một cách tối thiểu nhất.

• Lập ra một cơ cấu, sơ đồ cho tổ chức.
• Thiết lập nhiệm vụ, thẩm quyền của các bộ phận
• Xây dựng các tiêu chuẩn và KPI cụ thể cho mỗi bộ phận, công việc để tiến hành đánh giá.

3. Lãnh đạo, quản lý

Chức năng lãnh đạo, quản lý doanh nghiệp đòi hỏi nhà quản trị phải có kỹ năng quản trị, kỹ năng giao tiếp, tương tác tích cực và hiệu quả với mọi người trong tổ chức. Chức năng này bao gồm các hoạt động sau:

• Đào tạo, giao việc, chỉ huy công việc.
• Lắng nghe, động viên, giải quyết mâu thuẫn và đánh giá hiệu suất.
• Thiết lập mối quan hệ bền chặt giữa nhân viên và quản trị, giữa quản trị và các tổ chức bên ngoài.

Đây là phương pháp quản lý riêng của nhà quản trị cho các cấp dưới của mình. Nếu chức năng này hiệu quả thì hoạch định và tổ chức mới có ý nghĩa và được xem là đạt kết quả.

4. Đo lường, đánh giá và điều chỉnh

Nhà quản trị cần khả năng truyền cảm hứng và ảnh hưởng đến mọi người trong tổ chức để đạt được các mục tiêu. Chức năng đo lường, đánh giá và điều chỉnh đóng vai trò giải quyết vấn đề không mong muốn trong quá trình vận hành.

Chức năng này được thực hiện với các hoạt động cụ thể như:

• Xác định rõ các vấn đề và lên lịch trình để kiểm tra.
• Đánh giá kết quả và đưa ra những hành động kịp thời để ngăn chặn tổn thất.

Đặc điểm của Quản trị

Phân biệt quản trị và quản lý

Quản trị và quản lý là hai khái niệm quan trọng trong việc điều hành và phát triển tổ chức. Quản trị tập trung vào việc lập kế hoạch chiến lược và đưa ra quyết định quan trọng cho tổ chức, trong khi quản lý tập trung vào việc triển khai các kế hoạch và quyết định của quản trị để đạt được các mục tiêu của tổ chức.

Nói tóm lại, cả quản trị và quản lý đều đóng vai trò quan trọng trong việc phát triển bất kỳ tổ chức nào, chúng hỗ trợ và tương tác với nhau. Thành công của một tổ chức, doanh nghiệp sẽ phụ thuộc rất nhiều vào hai bộ phận này.

Ví dụ về Quản trị (Management) và Quản lý (Administration)

Ví dụ 1: Quản trị và quản lý trong một công ty sản xuất ô tô

Quản trị (Management):

• Quản trị sẽ liên quan đến việc xác định chiến lược tổng thể của công ty sản xuất ô tô, bao gồm việc quyết định sản phẩm nào sẽ được phát triển, thị trường mục tiêu, và cách cạnh tranh trên thị trường ô tô.

• Quản trị sẽ xem xét chi tiết việc phân phối nguồn lực, chẳng hạn như việc đầu tư vào nghiên cứu và phát triển, mua lại công ty cạnh tranh và thiết lập một hệ thống sản xuất toàn cầu.

Quản lý (Administration):

• Quản lý sẽ liên quan đến các nhiệm vụ hàng ngày cụ thể để đảm bảo rằng công ty hoạt động suôn sẻ và tuân thủ các quy tắc, quy trình và chỉ tiêu đã đặt ra.

• Quản lý bao gồm việc điều hành dây chuyền sản xuất, quản lý nhân viên trong nhà máy sản xuất, kiểm tra chất lượng của các sản phẩm ô tô và quản lý tài chính hàng ngày như thanh toán hóa đơn và theo dõi nguồn lực tài chính, nhân sự.

Ví dụ 2: Quản trị và quản lý trong một trường học

Quản trị (Management):

• Quản trị thực hiện xây dựng chiến lược giáo dục tổng thể cho trường như xác định chương trình học, mục tiêu giáo dục và cách tạo điều kiện để học sinh đạt được mục tiêu này.

• Quản trị sẽ quyết định cách sử dụng nguồn lực như giáo viên, phòng học và ngân sách giáo dục.

Quản lý (Administration):

• Quản lý trong trường hợp này sẽ liên quan đến việc điều hành hàng ngày của trường, gồm việc quản lý lịch học, quản lý nhân viên giáo viên và nhân viên hành chính, và đảm bảo việc học tập diễn ra suôn sẻ.

• Quản lý theo dõi việc tuân thủ các quy định giáo dục và quản lý tài chính của trường như việc quản lý ngân sách và chi tiêu hàng ngày.

Trong cả hai ví dụ này, Quản trị (Management) tập trung vào quyết định, quản trị chiến lược và phân phối nguồn lực, trong khi Quản lý (Administration) tập trung vào việc thực hiện các nhiệm vụ hàng ngày và quản lý nguồn lực cụ thể để đảm bảo sự tuân thủ và hiệu quả trong hoạt động hàng ngày.

Với sự phát triển vượt trội của các doanh nghiệp về cả số lượng lẫn quy mô tại Việt Nam hiện nay, quản trị được xem là một nghệ thuật đạt được mục tiêu thông qua sự nỗ lực của mỗi người trong tổ chức.

>> Xem thêm: Quản trị doanh nghiệp là gì? 5 chức năng của quản trị doanh nghiệp