Những điều bạn không nên bỏ lỡ về kỹ năng thu thập và xử lý thông tin

Trong môi trường cạnh tranh không ngừng, một người có nhiều kỹ năng mềm thiết yếu, ngoài những yêu cầu căn bản nghề nghiệp, là người sẽ nắm giữ chìa khóa thành công dễ dàng hơn. Kỹ năng thu thập và xử lý thông tin là một trong những kỹ năng quan trọng mà chúng ta cần phải biết. Vì thế, các bạn cần đọc ngay bài viết này của Edumall.vn. Đặc biệt là các bạn sinh viên năm 3, 4, để cùng nhau tìm hiểu về kỹ năng này nhé!

Kỹ năng thu thập và xử lý thông tin là gì?

Trước khi tìm hiểu kỹ năng thu thập và xử lý thông tin, chúng ta cùng đi qua hai định nghĩa cơ bản: Thu thập và xử lý.

Thu thập thông tin là gì?

Thu thập thông tin là quá trình xác định được nhu cầu thông tin phù hợp với nhu cầu người dùng. Sau đó, tập hợp lại tương ứng với tiêu chuẩn đã đề ra và đáp ứng những mục tiêu nhất định.

Xử lý thông tin là gì?

Xử lý thông tin là một quá trình bao gồm tổng hợp nhiều phương pháp và kỹ năng để đưa ra kết quả theo những tiêu chí đề ra. Quá trình xử lý thông tin giúp cho người sử dụng dữ liệu này xác định được nguyên nhân vấn đề và từ đó tìm được hướng giải quyết.

Ngoài ra, xử lý thông tin giúp cho việc nhìn nhận vấn đề bao quát, toàn diện và thực tế thông qua số liệu, nội dung… được xử lý.

Quá trình thu thập và xử lý thông tin là một quá trình kết hợp đồng thời hai khái niệm cơ bản vừa được đề cập ở trên. Kỹ năng này cần được rèn luyện liên tục trong khoảng thời gian dài. Điều đó giúp cho người dùng thêm phần nhạy bén, linh hoạt, kỹ lưỡng trong việc lựa chọn và phân tích nguồn dữ liệu khổng lồ của con người.

Quy trình thu thập thông tin

Để cho quy trình thu thập và xử lý thông tin đạt hiệu quả thì điều kiện tiên quyết là nguồn thông tin được thu thập phải chất lượng, đảm bảo, phù hợp với những nội dung cần phải lấy thông tin.

Các bước của quy trình thu thập thông tin

Quy trình thu thập thông tin bao gồm 3 bước cơ bản sau:

• Thứ nhất, người thu thập thông tin phải xác định việc đảm bảo thông tin của cơ quan, tổ chức là yếu tố đặt lên hàng đầu trong quá trình thu thập. Một số câu hỏi cần đặt ra trước khi thu thập thông tin: Vấn đề đang giải quyết bao gồm những thông tin gì? Thông tin hiện có còn thiếu những nội dung so với những thông tin cần cung cấp gì? Những thông tin quan trọng nhất để xử lý vấn đề là những thông tin nào?
• Thứ hai, xác định các kênh và nguồn thông tin cần thu thập. Thông tin bao gồm hai loại: Thông tin sơ cấp và thông tin thứ cấp. Thông tin sơ cấp là nguồn thông tin mới, được thu thập qua những kỹ năng, phương pháp nhất định. Thông tin thứ cấp là nguồn thông tin có sẵn, được cung cấp thông qua những chủ thể khác.
• Thứ ba, quy trình thu thập thông tin cần thực hiện đúng 4 bước: Xác định thông tin cần thu thập để giải quyết vấn đề; Xem xét đối với vấn đề đó thì hồ sơ, tài liệu, văn bản nào có thông tin này; Xác định hồ sơ, tài liệu, văn bản được lưu trữ và quản lý ở đâu; Tiếp cận hồ sơ, tài liệu, văn bản và xác định những thông tin cần thiết phục vụ quá trình giải quyết công việc.

Lưu ý

Để đảm bảo tính chính xác của nguồn thông tin được thu thập, bạn nên lựa chọn những nguồn thông tin uy tín.

Đối với việc thu thập và xử lý thông tin thông qua mạng Internet, có thể tiến hành theo các bước:

• Xác định chuyên đề của thông tin bằng một từ khóa cụ thể.
• Chọn công cụ tìm kiếm
• Tra từ khóa vào công cụ tìm kiếm để có được nhiều website có tư liệu liên quan.
• Lướt website và lấy ra những dữ liệu cần thiết.
• Xử lý, sắp xếp có hệ thống các dữ liệu để hình thành những thông tin liên quan.

Quy trình xử lý thông tin

Quy trình thu thập và xử lý thông tin là một quy trình khép kín. Sau khi thông tin được thu thập, xử lý là một giai đoạn cực kì quan trọng. Giai đoạn này thể hiện chất lượng và giá trị của thông tin sau khi được thu thập.

Quy trình xử lý thông tin

Thông tin cần phải được xử lý kịp thời, nhanh chóng qua 5 bước chính:

• Thứ nhất, nhanh chóng xác định thông tin đã thu nhận được để phân loại, sắp xếp thông tin.
• Thứ hai, kết hợp những thông tin vừa thu nhận được với những thông tin đã có sẵn đó từ các nguồn khác nhau để có cơ sở giải quyết vấn đề.
• Thứ ba, xác định đối tượng tiếp nhận để đưa ra các phương án giải quyết phù hợp nếu có vấn đề phát sinh.
• Thứ tư, bổ sung những thông tin cần thiết thông qua việc trao đổi nếu cần.
• Thứ năm, đưa ra cách giải quyết, câu trả lời, quyết định cho trường hợp, tình huống cần giải quyết.

Nguyên tắc khi xử lý thông tin

Việc thu thập và xử lý thông tin trong quản lý cần được áp dụng theo những quy trình chuẩn mực:

• Tập hợp và hệ thống hóa thông tin theo từng thư mục nhất định.
• Phân tích và kiểm tra độ chính xác của thông tin, tính hợp lý của số liệu và tài liệu.
• Cung cấp và phổ biến thông tin tới những đối tượng phù hợp sau khi xử lý.
• Bảo quản và lưu trữ thông tin.

Ngoài ra, quy trình xử lý thông tin cần đảm bảo các nguyên tắc:

• Đảm bảo chất lượng nguồn thông tin.
• Chọn lọc thông tin chính thống.
• Loại bỏ các yếu tố nhiễu, ảnh hưởng đến chất lượng thông tin.

Để giúp các bạn hiểu hơn về kỹ năng này, việc lọc dữ liệu để tư vấn sản phẩm cho khách hàng là một ví dụ về thu thập và xử lý thông tin. Mỗi công ty sẽ có một nhóm đối tượng khách hàng khác nhau. Cùng một dữ liệu nhưng không phải lúc nào cũng sẽ được sử dụng hết.

Ví dụ, các khóa học IELTS hay TOEIC sẽ phục vụ đối tượng với nhu cầu khác nhau. Từ nguồn dữ liệu thu thập, thông tin sẽ được sàng lọc để các telesales gọi điện liên lạc và tư vấn.

Tìm hiểu thêm về các khóa phát triển kỹ năng văn phòng tại Edumall để nâng cao kỹ năng làm việc nhé!

Những khó khăn có thể gặp phải

Quá trình thu thập và xử lý thông tin có thể gặp tình trạng quá tải hay khan hiếm. Sự quá tải này ảnh hưởng đến việc xử lý thông tin sau khi thu thập. Hay, một số quy trình gặp phải tình trạng khan hiếm thông tin, thường là các nội dung học thuật.

Việc thu thập và xử lý thông tin sẽ gặp vấn đề khi không có phương pháp và kỹ năng phù hợp với từng loại thông tin. Nếu người tiếp nhận xử lý không có đủ năng lực, kết quả sau xử lý sẽ không hiệu quả.

Để có thể rèn luyện kỹ năng thu thập và phân tích, các bạn có thể đăng ký ngay khóa học trực tuyến của Edumall.vn nhé!