Hiện nay ngành tổ chức sự kiện là một ngành có sức hút cực kì lớn, đặc biệt là các bạn gen Z bởi môi trường làm việc năng động, sáng tạo và chuyên nghiệp. Vậy nhân viên tổ chức sự kiện là gì? Ai phù hợp, những kỹ năng cần có cũng như tiềm năng của nghề trong năm 2025. Hãy cùng Will Event tìm hiểu thông qua bài viết dưới đây nhé!
Nhân viên tổ chức sự kiện là gì?
Nhân viên tổ chức sự kiện (Event staff) là người trực tiếp đưa ra ý tưởng, lên kế hoạch chi tiết, chuẩn bị và thực hiện các sự kiện như hội thảo, buổi tiệc, hội nghị, tiệc cưới, v.vv.. đảm bảo sự kiện diễn ra một cách suôn sẻ.
Các vị trí chính trong tổ chức sự kiện
Dưới đây là một số vị trí then chốt, nắm vai trò quan trọng cho sự thành công của một sự kiện.
Event Coordinator (Nhân viên điều phối sự kiện)
Event coordinator (hay còn gọi là Điều phối viên tổ chức sự kiện) là người quản lý chung tất cả công việc trong một sự kiện kể cả việc quản lý các nhà cung ứng.
Điều phối viên tổ chức sự kiện quản lý tất cả các khía cạnh của sự kiện từ tính toán và chuẩn bị kinh phí cho sự kiện đã đề xuất, lựa chọn địa điểm tổ chức thích hợp, sắp xếp thời gian của sự kiện cho đến lựa chọn loa và các phương tiện giải trí, lựa chọn nhà cung cấp thiết bị và sắp xếp chỗ ở cho những người tham dự và khách mời của sự kiện.
Event Planner (Lên kế hoạch tổ chức sự kiện)
Event Planner có thể hiểu là người lên kế hoạch tổ chức sự kiện. Tại vị trí này, Event Planner có nhiệm vụ xây dựng ý tưởng, tiến hành kế hoạch và theo dõi tiến độ của toàn bộ dự án từ tiền sự kiện (pre-event) đến giai đoạn hậu sự kiện (post-event).
Có thể nói, Event Planner là hạt giống - gốc rễ của mọi sự phát triển, còn những ban chuyên môn khác là nước, là đất, là ánh nắng,.. giúp hạt giống đó phát triển.
Event Manager (Quản lý sự kiện)
Event Manager là nhà quản lý /trưởng phòng tổ chức sự kiện, là người lập kế hoạch và giám sát hoạt động tổ chức sự kiện, đảm bảo sự kiện diễn ra thành công và đạt được các mục tiêu đã đề ra.
Marketing/Publicity Manager - Quản lý Marketing/Quảng bá sự kiện
Quản lý marketing sự kiện phụ trách công việc quảng bá hình ảnh sự kiện như quay phim, chụp ảnh tư liệu cho chương trình, hoạt động truyền thông sau sự kiện để mang lại giá trị thương hiệu cho doanh nghiệp. Ngoài ra, họ cũng là người tham gia kêu gọi tài trợ cùng với đạo diễn và quản lý sự kiện để tăng doanh thu sự kiện.
Client Service Event Manager - Quản lý dịch vụ khách hàng
Client Service Event Manager đóng vai trò vô cùng quan trọng trong việc đảm bảo sự hài lòng của khách hàng và giải quyết mọi vấn đề phát sinh một cách chuyên nghiệp. Vị trí này đòi hỏi khả năng xử lý phản hồi tiêu cực từ khách hàng và tìm ra các giải pháp tối ưu để giải quyết vấn đề một cách nhanh chóng và hiệu quả.
Client Service Event Manager phải là người có khả năng lắng nghe và đồng cảm với các nhu cầu và mong muốn của khách hàng, đồng thời đưa ra các đề xuất và giải pháp phù hợp để đảm bảo rằng sự kiện diễn ra một cách suôn sẻ và thành công. Điều này đòi hỏi họ phải làm việc một cách chuyên nghiệp và linh hoạt, đảm bảo rằng mọi vấn đề được giải quyết một cách tổ chức và không ảnh hưởng đến chất lượng của sự kiện.
Mô tả công việc của một chuyên viên tổ chức sự kiện
Nhân viên tổ chức sự kiện sẽ làm việc theo hướng dẫn của cấp trên, xử lý nhiều công việc khác nhau từ khi tiếp nhận ý tưởng cho tới khi tiến hành để tổ chức sự kiện suôn sẻ. Cụ thể, công việc của nhân viên tổ chức sự kiện bao gồm:
- Tiếp nhận yêu cầu của khách hàng hoặc cấp trên và lên ý tưởng tổ chức event.
- Đánh giá, phân tích quy mô của sự kiện để đưa ra các quy trình chuẩn bị cho sự kiện.
- Lập kế hoạch chi tiết, lên kịch bản sự kiện, dự kiến đơn vị tổ chức, thời gian, địa điểm tổ chức, số người tham gia, ước tính chi phí tổ chức sự kiện và xin duyệt ngân sách.
- Tiến hành kế hoạch, liên hệ với nhà cung cấp, đơn vị đối tác, sắp xếp, trang trí không gian tổ chức sự kiện. Sắp xếp vị trí chỗ ngồi cho đại biểu, khách mời; chuẩn bị thiết bị chiếu sáng, âm thanh phục vụ cho sự kiện.
- Đảm nhận vai trò đón tiếp khách mời tới sự trong một số trường hợp.
- Chỉ đạo, hỗ trợ phục vụ đồ uống, đồ ăn và quà tặng cho khách hàng trong sự kiện.
- Kiểm tra, theo dõi và giám sát các hoạt động từ khi sự kiện bắt đầu cho đến khi kết thúc.
- Lập báo cáo kết quả công việc cho cấp trên.
Mức lương của nhân viên tổ chức sự kiện năm 2025
Mức lương của nhân viên tổ chức sự kiện sẽ thay đổi phụ thuộc vào vai trò, kinh nghiệm và loại hình sự kiện làm việc. Cụ thể:
Ngoài ra, mức lương khởi điểm cũng có thể tăng lên nhanh chóng theo thời gian và kinh nghiệm làm việc, đặc biệt nếu nhân viên này có khả năng sáng tạo, quản lý dự án tốt, và xử lý thành công các tình huống phức tạp trong quá trình tổ chức sự kiện.
5 Kỹ năng cần có của một nhân viên tổ chức sự kiện
Để trở thành một nhân viên tổ chức sự kiện giỏi thì không những yêu cầu về kiến thức chuyên môn mà còn mạnh về kỹ năng mềm. Dưới đây là 5 kỹ năng cần có của một nhân viên tổ chức sự kiện.
Kỹ năng làm việc nhóm (teamwork)
Trong ngành tổ chức sự kiện, công việc yêu cầu sự phối hợp chặt chẽ giữa các bộ phận khác nhau. Kỹ năng làm việc nhóm giúp nhân viên giao tiếp hiệu quả, hỗ trợ đồng đội và cùng nhau đạt được mục tiêu chung.
Kỹ năng xử lý tình huống
Trong quá trình tổ chức sự kiện, không thể tránh khỏi những tình huống phát sinh bất ngờ. Nhân viên tổ chức sự kiện cần phải có khả năng xử lý linh hoạt và nhanh chóng để giữ cho sự kiện diễn ra suôn sẻ, dù gặp phải bất kỳ khó khăn nào.
Kỹ năng sáng tạo
Để làm nổi bật sự kiện và tạo ấn tượng cho khách mời, nhân viên tổ chức sự kiện cần có sự sáng tạo trong việc lên ý tưởng, thiết kế không gian, lựa chọn chương trình và hình thức hoạt động phù hợp với chủ đề sự kiện.
Kỹ năng dự đoán và quản lý rủi ro
Việc sự kiện xảy ra những tình huống bất ngờ là không lường trước được. Có nhiều yếu tố mà chúng ta không kiểm soát được như thời tiết, sự cố bất ngờ. Do đó, việc dự đoán và kiểm soát các rủi ro tiềm ẩn là vô cùng cần thiết. Vì vậy, yêu cầu các nhân viên tổ chức sự kiện phải biết phân tích c và chuẩn bị phương án dự phòng để sự kiện không bị gián đoạn và diễn ra thành công.
Kỹ năng đàm phán và lập kế hoạch
Từ việc thương thảo với các nhà cung cấp dịch vụ đến việc xây dựng kế hoạch chi tiết cho sự kiện, kỹ năng đàm phán và lập kế hoạch là yếu tố không thể thiếu. Một kế hoạch tổ chức sự kiện tốt giúp đảm bảo rằng mọi thứ đều diễn ra đúng tiến độ và trong ngân sách cho phép.
Nhu cầu tuyển dụng nhân viên tổ chức sự kiện tại Việt Nam
Trong những năm gần đây, ngành tổ chức sự kiện nhận được rất nhiều sự quan tâm từ phía khách hàng và doanh nghiệp. Tuy nhiên, nguồn nhân sự sự kiện còn rất hạn chế, chỉ khoảng 8,3% đáp ứng được nhu cầu, do đó, đây là vùng đất màu mỡ cho các bạn trẻ đang có định hướng tổ chức sự kiện.
Tại Việt Nam, nhu cầu tuyển dụng nhân viên tổ chức sự kiện (nhân viên event) thường tập trung chủ yếu ở các lĩnh vực đặc trưng như là: hội nghị, tiệc cưới, cưới hỏi,…
Lộ trình thăng tiến sự nghiệp của nhân viên tổ chức sự kiện
Lộ trình thăng tiến của nhân viên tổ chức sự kiện khá đa dạng và phụ thuộc vào từng tổ chức. Dưới đây là một lộ trình thăng tiến phổ biến cho vị trí này mà bạn có thể tham khảo:
Những thách thức của nghề tổ chức sự kiện
Đa phần mọi người sẽ nghĩ nghề tổ chức sự kiện là một công việc hào nhoáng, đầy năng lượng và sự sáng tạo. Nhân viên tổ chức sự kiện được gặp gỡ và làm việc với nhiều người nổi tiếng. Các anh chị làm trong các công ty sự kiện mặc đồ vừa chất, vừa lung linh, muốn lên công ty lúc nào cũng được, suốt ngày được đi du lịch khắp nơi, vừa làm việc vừa du lịch.
Tuy nhiên, những gì bạn thấy chỉ là bề nổi của ngành tổ chức sự kiện. Dưới đây là 3 thách thức lớn nhất của nghề tổ chức sự kiện mà bạn cần biết:
- Cạn kiệt ý tưởng
Tổ chức sự kiện là nghề đòi hỏi sự năng động và sáng tạo không ngừng nghỉ. Áp lực đổi mới và đưa ra những ý tưởng độc đáo có thể khiến người làm sự kiện luôn rơi vào trạng thái cạn kiệt ý tưởng.
- Áp lực từ công việc, chạy đua với deadline
Deadline luôn như kẻ thù không đội trời chung với những người làm sự kiện. Vì vậy, việc làm việc đến đêm khuya và tăng ca cuối tuần đã trở thành chuyện thường ngày của những nhân viên chạy sự kiện
- Áp lực từ những khách hàng khó tính
Nghề tổ chức sự kiện được mệnh danh là “làm dâu trăm họ” vì phải đáp ứng kỳ vọng đa dạng và đôi khi khắt khe từ phía khách hàng. Do đó, đòi hỏi sự kiên nhẫn, tinh tế và kỹ năng xử lý tình huống tốt của nhân viên sự kiện.
Có thể nói, nghề tổ chức sự kiện không chỉ đơn thuần là một công việc mà còn là một hành trình đầy thử thách và cơ hội để phát triển bản thân. Từ việc lên kế hoạch, phối hợp với đội nhóm, đến xử lý những tình huống bất ngờ, mỗi ngày làm việc trong lĩnh vực này đều mang lại những trải nghiệm phong phú và giá trị.
Dù đối mặt với nhiều áp lực và thách thức, ngành tổ chức sự kiện vẫn là lựa chọn hấp dẫn cho các bạn trẻ yêu thích sự sáng tạo, năng động và muốn tạo ra những khoảnh khắc đáng nhớ cho khách hàng. Với tiềm năng phát triển mạnh mẽ trong tương lai, đây là một ngành nghề hứa hẹn không chỉ mang lại thu nhập ổn định mà còn giúp bạn xây dựng sự nghiệp lâu dài và đầy ý nghĩa.
Hãy trang bị cho mình những kỹ năng cần thiết và không ngừng học hỏi để trở thành một nhân viên tổ chức sự kiện xuất sắc, góp phần tạo nên những sự kiện thành công rực rỡ.
