Kỹ năng phản hồi trong giao tiếp và tất cả những điều bạn cần biết

Một trong những kỹ năng giao tiếp thông minh và quan trọng mà chúng ta được nhắc đến nhiều ngày nay là kỹ năng phản hồi. Nhưng kỹ năng phản hồi là gì, bạn đã biết gì về kỹ năng này?

1. Kỹ năng phản hồi là gì ?

Phản hồi là cách thức giao tiếp mà người ta sẽ đưa và nhận thông tin trong cách ứng xử. Kỹ năng phản hồi được thể hiện qua 2 cách:

• Phản hồi xây dựng (hay còn gọi là phản hồi tích cực)
• Phản hồi theo kiểu “khen và chê”

2. Kỹ năng phản hồi tích cực

Kỹ năng phản hồi tích cực là kỹ năng người giao tiếp sẽ đưa ra các thông tin cụ thể về vấn đề căn cứ trên sự quan sát tỉ mỉ, từ đó nêu lên những điểm tích cực và những điểm cần cải thiện. Phản hồi tích cực được biểu hiện qua việc lắng nghe tích cực, tóm tắt được những điểm chính trong câu chuyện, kết hợp hoàn hảo giữa phản hồi bằng ngôn ngữ và phi ngôn ngữ.

Cơ sở của phản hồi dựa trên 2 tiêu chuẩn: lòng tin và những hiểu biết có tính chuyên môn, logic nhằm chiếm được lòng tin của người khác, tạo ra không khí thiện cảm và dễ được chấp nhận.

3. Các loại phản hồi tích cực

• Khuyến khích là sự tác động đến tinh thần để gây phấn khởi, tin tưởng mà cố gắng hơn.
• Trấn an là làm cho yên lòng, hết hoang mang lo sợ.
• Động viên là tác động đến tinh thần làm cho phấn khởi vươn lên.
• Ca ngợi là nêu lên để khen, để tỏ lòng yêu quý, khâm phục.

Phản hồi vốn nhằm mục tiêu hỗ trợ, mục đích của phản hồi là hỗ trợ, phản hồi về hành vi/hành động, không phản hồi về tính cách, lối sống, đặc điểm thuộc về cá nhân người thực hiện hành động/hành vi đó. Bởi thế phản hồi phải khách quan, không dựa vào những quan điểm chủ quan. Phản hồi tích cần phải đầy đủ thông tin, chính xác và rõ ràng, tránh hiểu nhầm.

4. Thời điểm để phản hồi phù hợp

Thời điểm thích hợp nhất đưa ra ý kiến phản hồi là sớm nhất có thể, khi mà sự việc vẫn còn mới đối với cả người đưa và nhận phản hồi. Tuy nhiên, khi đưa ý kiến phản hồi về những điểm cần cải thiện.

Cần lưu ý: Tâm trạng của người đưa hoặc nhận phản hồi không tốt ngay khi sự việc xảy ra, người phản hồi nên dành thời gian để cả hai phía bình tĩnh trở lại, sắp xếp ý tưởng cho hợp lý, có được giọng nói, ngữ điệu phù hợp và tư tưởng sẵn sàng.

5. Kỹ năng phản hồi trong giao tiếp phù hợp

Tùy vào từng trường hợp để lựa chọn kỹ năng phản hồi trong giao tiếp phù hợp. Phản hồi tích cực trên cần dựa trên những hành vi cụ thể, những hiện tượng vừa quan sát được để phản hồi, không tự đánh giá, áp đặt hoặc suy diễn.

Hãy chọn nơi riêng tư để đảm bảo không gian của buổi nói chuyện, từ đó kỹ năng phản hồi cũng được thể hiện tốt và lịch sự hơn.

Phản hồi là vì người nhận thông tin, vì thế khi đưa phản hồi, người đưa phản hồi cần nhạy cảm với những tác động của những thông tin mà mình đưa ra để điều chỉnh giọng nói, âm sắc, luận điểm của bản thân.

Kỹ năng phản hồi mang tính xây dựng sẽ giúp người nhận những phản hồi ấy thay đổi để hoàn thiện mình hơn. Với những thông tin trên, mong rằng bạn sẽ có những kiến thức và lựa chọn tốt nhất các kỹ năng phản hồi trong giao tiếp.