Kỹ năng viết mail cho nhân viên

Sử dụng email trong công việc đã trở thành yêu cầu bắt buộc trong thời đại ngày nay. Một email chuyên nghiệp vừa giúp bạn đạt hiệu quả công việc cao, vừa giúp nâng cao ấn tượng về năng lực của bạn trong mắt người nhận. Tuy nhiên, doanh nghiệp sẽ không đào tạo kỹ năng này mà tự nhân viên phải trau dồi. Và hôm nay, nội dung kỹ năng viết mail cho nhân viên của quân sư TalentBold sẽ giúp bạn tích lũy nhanh kỹ năng quan trọng này. MỤC LỤC: 1. Bố cục một mail gồm những gì? 2. Một số mẫu mail phổ biến 3. 08 lưu ý giúp bạn thuần thục kỹ năng viết mail chuyên nghiệp Xem thêm >>>> Tìm việc làm hấp dẫn tại HRchannels.com

1. Bố cục một mail gồm những gì?

Một email chuyên nghiệp trước tiên cần đáp ứng các tiêu chuẩn về bố cục trình bày. Ở phần này, quân sư sẽ trình bày song ngữ Anh - Việt để bạn đọc thuận lợi vận dụng trong mọi tình huống:

1.1. Người gửi mail - From

Đây là khu vực thể hiện địa chỉ email của bạn.

• Nếu bạn dùng Outlook thì hệ thống sẽ tự động cài đặt email làm việc theo tiêu chuẩn của doanh nghiệp (ví dụ: Minh.nguyen@gmail.com).

• Nếu bạn sử dụng gmail thì hãy kiểm tra lại để chắc rằng tài khoản mà bạn sử dụng là một địa chỉ có tên nghiêm túc (ví dụ: Lisa.nguyen@gmail.com)

1.2. Người nhận mail - To, CC, BCC

Mục người nhận được thiết kế theo 03 nhóm, cụ thể:

• To (Đến): là nơi thể hiện địa chỉ người nhận trực tiếp, có thể gửi đến nhiều người

• CC (Carbon copy - bản sao): là những người nhận có liên quan đến nội dung email, họ sẽ dùng thông tin email để tham khảo cho công việc của họ hoặc theo dõi tiến độ công việc. Người nhận trực tiếp sẽ nhìn thấy các địa chỉ email ở mục CC. (ví dụ: trưởng phòng, trưởng bộ phận…)

• BCC (Blind carbon copy = bản sao ẩn): những người nhận có liên quan nội dung email nhưng người gửi không muốn người nhận trực tiếp hoặc những người nhận CC nhìn thấy địa chỉ email của người nhận BCC. (ví dụ: email cá nhân của người gửi để có thể kiểm tra và sao chép tiến trình trao đổi công việc tại nhà)

Tham khảo >>>> Hướng dẫn A-Z viết mail xác nhận phỏng vấn

1.3. Tiêu đề email - Subject

Tiêu đề là dòng ngắn gọn mà người nhận nhìn thấy trong list mail của mình. Từ nội dung tiêu đề, người nhận sẽ biết được mail nào dành cho công việc, mail nào quảng cáo spam, mail nào cần xử lý gấp. Chính vì vậy, dù chưa đến vài chục từ nhưng tiêu đề vô cùng quan trọng, người viết phải làm nổi rõ nội dung và tính cấp thiết thật hiệu quả. Ví dụ:

• THÔNG BÁO HÀNG ĐẾN TRỄ - lô hàng BKKHCM01234 - Ngày đến dự kiến: 20/04/2023

• URGENT: DELAY NOTICE - BKKHCM01234 - ETA: APRIL 20TH, 2023

Gửi mail mà không có tiêu đề, hệ thống sẽ nhắc bạn, nhưng nếu tiêu đề có mà sai thì hệ thống vẫn sẽ gửi đi. Chuyên nghiệp luôn đi kèm sự cẩn thận, phải kiểm tra kỹ tiêu đề trước khi nhấn Gửi / Send bạn nhé.

1.4. Nội dung thân email - Content

Trường hợp bạn chưa chắc về nội dung thì một là soạn chỉnh chu ở ngoài Word rồi copy vào thân mail sau, hai là để trống địa chỉ người nhận để tránh tình trạng bấm nhầm hoặc hệ thống trục trặc gửi cho khách hàng một mail thiếu hoàn chỉnh.

Về mặt thể hiện nội dung thì ở phần thân mail sẽ gồm các phần:

1.4.1. Lời chào đầu mail - Greeting

Mở đầu mail sẽ luôn là lời chào gửi đến người nhận, kèm theo người được CC nếu cần thiết. Tùy theo mức độ thân thiết với người nhận mà bạn có thể thay đổi cách chào trong tiếng Việt, còn trong tiếng Anh thì chỉ theo một chuẩn.

• Dear Ms. Trinh,

CC: Ms. Alice,

• Kính chào chị Nhi, / Chào anh Bình, / Hello bé Trang, / Hi team,

1.4.2. Nội dung chính - Main point

Nội dung chính sẽ thể hiện thông tin liên quan đến công việc mà người gửi muốn người nhận cập nhật.

• Nếu là mail giới thiệu (chào hàng, báo giá, mời hội thảo…) thì người nhận có thể chia sẻ theo trình tự: giới thiệu công ty, thông tin cá nhân, nội dung muốn giới thiệu, lời chúc sức khỏe…

• Nếu là mail công việc đang được triển khai thì nên đi thẳng vào vấn đề, giúp người nhận liên tưởng nhanh nhất đến nội dung công việc được đề cập.

1.4.3. Kết mail

Phần kết mail phải luôn thể hiện sự tôn trọng dành cho người nhận, nội dung thì sẽ tùy theo tính chất thông tin chính.

• Mail giới thiệu thì sẽ là lời chúc sức khỏe và cung cấp cách thức để khách hàng tìm hiểu thêm thông tin

• Mail công việc đang triển khai thì sẽ là những cách thức để khách hàng tìm hiểu thêm thông tin hoặc yêu cầu khách hàng hồi âm về quyết định của họ cho bước công việc tiếp theo.

1.5. Chữ ký cuối mail

Ở vai trò nhân viên thì khi chữ ký cần thể hiện sự chuyên nghiệp thông qua nội dung, hình thức, bố cục trình bày. Thông tin phải bao gồm:

• Họ tên nhân viên (bao gồm nickname tiếng Anh)

• Chức vụ, bộ phận chuyên môn

• Địa chỉ email

• Điện thoại bàn (bao gồm cả số nhánh để chuyển máy trực tiếp)

• Điện thoại di động (bạn có thể chia sẻ hoặc không)

• Các hình thức liên lạc khác như zalo, Instagram, Facebook… (nều cần thiết)

• Tên, địa chỉ đầy đủ của công ty (bạn có thể để dưới dạng hình ảnh)

1.6. Tài liệu đính kèm

Là những văn bản, hình ảnh, thông tin có nội dung dài, không thích hợp thể hiện ngay trong thân mail. Bạn nên chuyển sang định dạng PDF cho văn bản, JPG cho hình ảnh. Nếu dung lượng quá lớn hoặc số lượng file quá nhiều, bạn nên nén vào một file ZIP để người nhận tải về nhanh chóng, không phải nhấn tải từng file rất mất thời gian. Xem thêm >>>> Bật mí cách viết tiêu đề mail xin việc ghi điểm ngay từ đầu

2. Một số mẫu mail phổ biến

Dưới đây là một số mẫu mail phổ biến dùng trong công việc:

2.1. Mail giới thiệu

Tiêu đề: OFFER BAMBOO PRODUCTS from ABC CO.,LTD

Dear Mr. David,

Thank you for your inquiry on 4 December for our rattan ware. We would like to inform you that the items you requested namely shopping baskets and fruit plates are out of stock. However, we are able to offer you similar products made of carefully selected Bamboo. As you will see from the enclosed photo of the samples, the items marked VH3320 and VH3312 are much more attractive in design than the usual existing ones.

Our products are available in various standard sizes with different designs and we are in a position to deliver the goods in different sizes, designs, and colors within three months from receipt of the order on request.

Our bamboo products are more and more beautiful and attractive thanks to the technical process which makes them durable and artistic. We, therefore, believe that the offered goods will be favorably received by British customers and sell well there.

We assure you that any of your orders will have our great attention.

Yours faithfully,

Mr. Kim Nguyen

Sales Executive

ABC Co.,Ltd

E: Kim.nguyen@abc.com

Tel: 024.123456 - Ext: 123

Fax: 024.789111

Handphone: 090…

2.2. Mail trao đổi công việc

Tiêu đề: URGENT: DELAY NOTICE - BKKHCM01234 - ETA: APRIL 20TH, 2023

Dear Ms. Trinh,

CC: Ms. Alice

Shipment BKKHCM01234 from Bangkok to HCM will arrive later than plan.

ETA is April 20TH, 2023 instead of April 18th, 2023 as schedule.

Delay notice from shipping line is attached for your referencer.

If you need any information, please contact with us.

Thank you for your cooperation.

Best regards,

Ms. Trang Nguyen

Imported Documentation Executive

ABC Logistics Co.,Ltd

E: Trang.nguyen@abc.com

Tel: 024.123456 - Ext: 123

Fax: 024.789111

Handphone: 090…

3. 08 lưu ý giúp bạn thuần thục kỹ năng viết mail chuyên nghiệp

Tình huống phát sinh nhu cầu gửi email cho khách hàng, đối tác hoặc trong nội bộ doanh nghiệp xuất hiện rất thường xuyên, chỉ cần bạn lưu ý 08 điểm sau đây, tin chắc chỉ sau một thời gian ngắn, kỹ năng viết mail chuyên nghiệp của bạn sẽ càng trở nên thuần thục:

3.1. Tiêu đề email

Lượng mail mà khách hàng/ đối tác nhận mỗi ngày rất lớn, nếu nhận thấy tiêu đề mail không phục vụ công việc, mail của bạn có thể bị cho qua. Thêm nữa, chính bản thân bạn cũng cần quản lý lượng mail mà mình gửi đi một cách hiệu quả, khi cần là tìm thấy ngay. Dù là vì người hay vì mình thì một tiêu đề thể hiện ngắn gọn mục đích gửi mail, kèm theo thông tin giúp bạn tìm kiếm nhanh (số hiệu lô hàng, tên khách hàng…) chính là điều cần lưu ý thực hiện đầu tiên.

3.2. Tuân thủ bố cục chuyên nghiệp

Tuân thủ bố cục mà quân sư đã chia sẻ ở mục 1. Sẽ là yêu cầu tiếp theo. Ấn tượng sẽ xuất phát ngay từ lời chào. Một câu chào đúng chuẩn mực cho thấy sự quan tâm của bạn đến người nhận nên hãy luôn ưu tiên chào đúng tên thay vì gửi chung chung theo phòng ban, bộ phận. Tùy theo mức độ thân thiết mà câu chào sẽ khác nhau. Chẳng hạn:

• Người chưa từng gặp mặt hay nói chuyện: Kính chào anh Minh Nguyễn, Dear Ms. Lisa Rick

• Người đồng nghiệp thân thiết: Chào anh Minh, Hello Ms. Lisa

• Người đồng nghiệp thân thiết, nhỏ tuổi hơn: Hi em, Hi Lisa

• Gửi cùng lúc nhiều người: Chào các Anh/ Chị, Dear All, Hello All

Trường hợp không tìm thấy thông tin về tên người nhận, buộc bạn phải gửi theo phòng ban: Kính gửi phòng nhân sự công ty ABC, Dear Hiring Manager,

3.3. Dùng địa chỉ email nghiêm túc

Khi còn là học sinh, sinh viên chắc hẳn chúng ta đã lập cho mình rất nhiều địa chỉ email với tên gọi thật teen, hoặc gắn kèm tên trường, tên hội nhóm…, đây là những kỷ niệm rất đáng yêu nhưng sẽ không phù hợp cho môi trường công sở. Vì có thể vô tình khiến bạn bị đánh giá là thiếu nghiêm túc, chưa trưởng thành trong mắt người nhận.

Thậm chí việc dùng email tên cá nhân để trao đổi công việc (chẳng hạn: Minh.nguyen@gmail.com, lisa.rick2000@gmail.com) cũng bị đánh giá là thiếu chuyên nghiệp, không tạo được sự tin tưởng cao nơi khách hàng/ đối tác. Việc tạo mail rất nhanh, vì vậy, hãy luôn chắc chắn email bạn sử dụng mang tính đặc thù của tổ chức, được bộ phận IT của doanh nghiệp thiết lập cho, ví dụ: Minh.nguyen-export@abc.com, Lisa.tran@abc.com; Huy-sales@abc.com

3.4. Thiết kế chữ ký email ấn tượng

Khi đã là một nhân viên chính thức, email bạn gửi đi sẽ là đại diện cho cả doanh nghiệp chứ không chỉ mang tư cách cá nhân nữa. Vì vậy, thiết kế nội dung chữ ký email phải chuyên nghiệp, cung cấp đầy đủ thông tin liên lạc của nhân viên, đồng thời góp phần quảng bá thương hiệu doanh nghiệp. Màu sắc và bố cục sẽ do bạn lựa chọn, hoặc sẽ tuân thủ theo mẫu chung của cả doanh nghiệp.

3.5. Văn phong nghiêm túc

Dù khách hàng hay đối tác đã rất thân thiết nhưng đã là trao đổi trong công việc thì sự nghiêm túc, văn phong lịch thiệp luôn được ưu tiên sử dụng. Nội dung email đừng thể hiện câu từ quá thân mật, hoặc những câu nói đùa dễ gây hiểu nhầm vì email của bạn rất có thể sẽ trở thành dữ liệu lưu trữ khi dự án hoàn thành. Tốt nhất là sử dụng cách nói hòa nhã, câu từ tập trung chuyên môn công việc cho phần thân mail. Nếu muốn thể hiện sự thân mật hơn thì có thể thay đổi câu chào hay câu kết mail. Chẳng hạn:

• Câu chào: Hello oppa, Chào tỷ tỷ, Hi bé Lan…

• Câu kết: Then kiu anh nhiều, Cám ơn chị của em nhiều nha, Bữa nào qua công ty chị café nha …

Có thể bạn quan tâm >>>> 09 tips Hướng dẫn viết mail xin việc ấn tượng

3.6. Lưu tâm sự khác biệt văn hóa

Viết mail tiếng Việt thì bạn sẽ thoải mái hơn về vấn đề này nhưng khi sử dụng ngoại ngữ để viết mail thì rất cần chú trọng.

• Đối với quốc gia phương Đông (Trung Quốc, Nhật Bản, Hàn Quốc…) bạn nên chia sẻ thêm thông tin về bản thân, kèm những lời hỏi thăm sức khỏe người thân, gia đình và bản thân người nhận mail.

• Đối với quốc gia phương Tây (Mỹ, Đức, Pháp…) bạn nên đi thẳng vào vấn đề, súc tích trình bày thông tin, nếu hỏi thăm sức khỏe thì chỉ dành cho người nhận mail thôi.

Nên hạn chế đề cập đến những văn hóa mang tính bản địa ví dụ ẩm thực, cách ăn mặc, cách ăn uống, mối quan hệ gia đình… Ngoại trừ bạn là nhân viên kinh doanh, cần tạo sợi dây liên kết tốt với khách hàng để chốt đơn thì hãy tìm hiểu kỹ trước khi đề cập trong mail.

3.7. Sử dụng ngôn từ dễ hiểu

Sự dễ hiểu ở đây phải gắn liền với sự lễ phép, nghiêm túc, thể hiện sự tôn trọng người nhận. Mỗi đối tượng người nhận sẽ có trình độ hiểu biết khác nhau. Những câu chữ chuyên môn hay những chữ viết tắt, không phải ai cũng hiểu rõ. Bạn nên diễn giải ý nghĩa của những nội dung đó theo cách phổ thông nhất, đảm bảo dù là người ngoài ngành vẫn có thể hiểu đúng nội dung.

Chẳng hạn, trong ngành vận tải có từ viết tắt B/L nghĩa là bill of lading. Khi trao đổi với khách hàng, bạn nên ghi là “Vận đơn” hoặc “chứng từ xác nhận đơn hàng được vận chuyển”, kèm theo chữ viết tắt để khách hàng có thể tra cứu thêm nếu họ cần. Càng giúp khách hàng nắm bắt nội dung mail nhanh chóng càng tạo cảm giác thoải mái, tin tưởng nơi khách hàng.

3.8. Tuyệt đối không sai chính tả

Mail rất ngắn, vì vậy, dù bận thế nào cũng hãy kiểm tra để tránh những sai sót về ngữ pháp, từ vựng, tài liệu đính kèm, tiêu đề đầy đủ trước khi nhấn nút gửi đi.. Nhất là khi người nhận là đối tác mới, hoặc là khách hàng quan trọng, rất dễ làm mất thiện cảm nơi họ. Nếu phải dùng ngoại ngữ để soạn mail thì những phần mềm trực tuyến, cho phép chúng ta kiểm tra cấu trúc câu luôn sẵn có trên mạng Internet, hoàn toàn miễn phí.

Kỹ năng viết mail cho nhân viên là một trong những kỹ năng mềm bắt buộc. Bài viết hôm nay của quân sư TalentBold sẽ giúp bạn có sự chuẩn bị chuyên nghiệp nhất cho mọi tình huống sử dụng email, không bị bỡ ngỡ hoặc vấp phải sai sót khi trao đổi mail trong công việc.

-

Chi tiết liên hệ: Talentbold - We bold your talents Hotline: 077 259 1080 Mail: sales@talentbold.com Add: Tầng 12A.3, Tòa MD Complex, 68 Nguyễn Cơ Thạch, Nam Từ Liêm, Hà Nội, Việt Nam

Nguồn ảnh: internet