Cộng đồng E-learning

Viết email là một kỹ năng quan trọng mà ai cũng nên nắm vững, bất kể là trong công việc hay cuộc sống cá nhân. Tuy nhiên, không phải ai cũng biết cách gửi email một cách lịch sự và chuyên nghiệp để tạo được ấn tượng tốt đối với người nhận. Một email lịch sự không chỉ thể hiện sự tôn trọng và chuyên nghiệp mà còn giúp tạo nền tảng vững chắc cho việc xây dựng mối quan hệ tốt đẹp và thành công. Trong bài viết này, hãy để OES chỉ ra những sai lầm thường gặp khi viết email, đồng thời bật mí những cách gửi email lịch sự nhất nhé!

Xem thêm: Chứng chỉ tin học cơ bản MOS và IC3 - Đâu là thứ bạn cần?

Bạn có gặp phải những sai lầm này khi viết mail không?

Sử dụng ngôn ngữ quá gần gũi, không mang tính chuyên môn

Khi viết mail, một số người sẽ có xu hướng sử dụng ngôn ngữ thông thường, phổ biến trong cuộc sống hàng ngày mà không xem xét đến tính chất chuyên nghiệp và ngữ cảnh giao tiếp. Điều này có thể gây ra một số vấn đề trong quá trình giao tiếp và làm mất đi sự chuyên nghiệp và uy tín của email.

Một số ví dụ về sai lầm này bao gồm việc sử dụng biểu ngữ không phù hợp trong email như “hí hửng,” “haha,” “hihi,” hoặc các biểu tượng cảm xúc không cần thiết. Thậm chí, việc sử dụng biệt danh, gọi tên bằng những từ lóng như “cưng,” “ông bạn,” “thím,”… trong email cũng là một trong những sai lầm phổ biến.

Thiếu sự rõ ràng và chính xác trong nội dung email

Một số nguyên nhân dẫn đến sai lầm này có thể bao gồm việc viết email quá ngắn gọn và không đủ thông tin, bỏ sót hoặc không rõ ràng về mục tiêu, yêu cầu của email. Đôi khi, việc viết email trong thời gian vội vàng hoặc không kiểm tra kỹ trước khi gửi cũng góp phần rất lớn dẫn đến sai lầm này.

Khi nội dung email thiếu sự rõ ràng và chính xác, người nhận có thể hiểu sai hoặc không đủ thông tin để đáp ứng yêu cầu. Điều này có thể dẫn đến những hiểu lầm và phiền hà trong quá trình giải quyết vấn đề hoặc trả lời các yêu cầu.

Không có phần chào hỏi và giới thiệu bản thân

Phần chào hỏi và giới thiệu bản thân là yếu tố quan trọng trong quá trình giao tiếp bằng email, giúp thiết lập mối quan hệ chuyên nghiệp và tạo dựng lòng tin với người nhận.

Trong quá trình viết email, nếu bỏ qua phần này, người nhận có thể cảm thấy email thiếu thiện chí và không được đón nhận một cách thân thiện. Điều này có thể tạo ra cảm giác thất vọng và thiếu tôn trọng từ phía người viết. Nếu không giới thiệu bản thân, người nhận cũng có thể không biết rõ người gửi là ai và không thể xác định được vị trí và vai trò của họ trong mối quan hệ chuyên nghiệp.

Sai ngữ pháp và chính tả

Một số lỗi ngữ pháp và chính tả phổ biến có thể bao gồm sai cấu trúc câu, không sử dụng dấu câu đúng cách, viết sai các từ viết tắt hoặc các cụm từ,… Việc viết sai ngữ pháp và chính tả có thể gây hiểu nhầm và tạo ra sự không chuyên nghiệp trong quá trình giao tiếp. Người nhận có thể không thể hiểu rõ ý nghĩa thực sự của email và phải mất thêm thời gian để hiểu rõ nội dung, dẫn đến mất đi tính hiệu quả và đáng tin cậy của email.

Định dạng và giao diện email không hợp lý

Định dạng và giao diện email đóng vai trò quan trọng trong việc truyền đạt thông điệp một cách rõ ràng và chuyên nghiệp. Khi không sử dụng đúng định dạng và thiết kế giao diện, email có thể trở nên khó đọc, thiếu hấp dẫn và mất tính chuyên nghiệp.

Ví dụ như việc dùng quá nhiều màu sắc, font chữ và kiểu chữ sẽ khiến email gây khó khăn cho người đọc trong việc tiếp nhận thông tin. Đồng thời, đôi khi việc thiếu căn chỉnh các đoạn văn bản và không sử dụng các đoạn mới khi chuyển sang ý khác sẽ khiến nội dung thông tin các đoạn trở nên quá dày đặc, người đọc rất khó nắm bắt được những ý chính cần thiết nhất.

Ví dụ cho một email chuẩn:

Cách gửi email lịch sự

Bắt đầu và kết thúc email một cách lịch sự

Khi viết email, hãy bắt đầu với một câu chào hỏi lịch sự, như “Xin chào” hoặc “Kính gửi.” Tiếp theo, giới thiệu bản thân nếu người nhận chưa quen biết bạn hoặc nếu đây là lần đầu tiên liên hệ. Ở phần kết thúc email, hãy cảm ơn người nhận vì thời gian và sự quan tâm của họ. Sử dụng các lời chào lịch sự như “Trân trọng,” hoặc “Kính chào,” và đặt tên của bạn dưới dòng chữ.

Sắp xếp và trình bày thông tin một cách rõ ràng và logic

Để email trở nên dễ đọc và hiểu, hãy sắp xếp và trình bày thông tin một cách rõ ràng và logic. Sử dụng đoạn văn ngắn và chia email thành các phần nhỏ để trình bày từng ý chính. Hãy đảm bảo rằng thông tin trong email tuân thủ một cấu trúc hợp lý và mạch lạc. Nếu có nhiều chủ đề cần bàn luận, hãy cân nhắc tạo các đoạn văn riêng biệt để tránh gây rối người đọc.

Sử dụng ngôn ngữ chính xác và phù hợp với người nhận

Hãy cẩn thận trong việc lựa chọn ngôn ngữ lịch sự và phù hợp với người nhận email. Tránh sử dụng ngôn ngữ quá gần gũi hoặc giống văn nói, và đảm bảo rằng các từ và cụm từ sử dụng trong email phù hợp với mối quan hệ chuyên nghiệp giữa bạn và người nhận. Cần hạn chế việc sử dụng biểu tượng cảm xúc và ngôn ngữ lời nói không phù hợp trong email chuyên nghiệp.

Đảm bảo tính chính xác và đầy đủ của thông tin

Một yếu tố quan trọng trong email lịch sự là đảm bảo tính chính xác và đầy đủ của thông tin. Trước khi gửi email, hãy kiểm tra lại các chi tiết và số liệu trong email để đảm bảo không có sai sót. Nếu cần thiết, hãy yêu cầu người khác xem xét email trước khi gửi để đảm bảo tính chính xác và rõ ràng của thông tin.

Xem thêm: Cách viết email chuyên nghiệp với 8 yếu tố nhất định không được bỏ qua

Kết

Tóm lại, để gửi email lịch sự, hãy chú ý đến cách bắt đầu và kết thúc email, sắp xếp thông tin một cách rõ ràng và logic, sử dụng ngôn ngữ chính xác và phù hợp với người nhận, và đảm bảo tính chính xác và đầy đủ của thông tin. Những yếu tố này sẽ giúp tạo nên một email lịch sự và chuyên nghiệp, đem lại ấn tượng tốt và duy trì mối quan hệ chuyên nghiệp với người nhận.

OES - Công ty CP Dịch vụ Đào tạo trực tuyến hàng đầu Việt Nam sở hữu một Ngân hàng khóa học khổng lồ được đặt trên nền tảng SkillHub với rất nhiều các khóa học kỹ năng mềm công sở dành cho mọi đối tượng, đặc biệt là nhân viên và quản lý công sở. Với những nội dung đa dạng, ai cũng có thể tìm được khóa học phù hợp. Ngoài ra, chúng tôi cung cấp các khóa học số hóa được thiết kế tùy chỉnh tùy theo nhu cầu riêng của mỗi doanh nghiệp với các kiến thức cần thiết.