Assistant to CEO – challenges and solutions

Phép lịch sự xã giao là phép xử thế giữa người với người trong đời sống xã hội nhằm bày tỏ lòng tự trọng và tôn trọng mọi người trong quan hệ xã hội. Đối với Trợ lý, việc nắm rõ những quy tắc này là rất quan trọng vì nó không chỉ thể hiện tư cách của riêng mình mà còn ảnh hưởng đến ấn tượng của khách dành cho công ty. Những phép lịch sự xã giao cơ bản dưới đây đều rất đơn giản, nhưng không phải ai cũng biết hết những điều này.

Cách chào hỏi

• Nam chào nữ trước;
• Người ít tuổi chào người cao tuổi;
• Người có địa vị thấp chào người có địa vị cao;
• Người từ ngoài phòng bước vào chào người đã ở trong phòng;
• Phụ nữ chào người cao tuổi hơn, hoặc chức vụ cao hoặc người tu hành;
• Nam phải đứng lên để chào nữ nhưng nữ vẫn được phép ngồi để chào lại;
• Khi chào không được ngậm thuốc lá, không được đút tay vào túi, miệng không được nhai gì.
• Khi chào phải dùng tay phải cầm hẳn mũ, nón ra rồi chào chứ không đội mũ nón chào.
• Người được chào phải có bổn phận đáp lại lời chào.
• Khi chào phải tỏ thái độ đúng mực, tỏ lòng thân thiện, tôn kính.

Bắt tay

• Bắt tay là một cách biểu lộ tình cảm, khi bắt tay nên tỏ thái độ niềm nở, chân thật, chân thành nhưng không quá suồng sã, dùng tay phải bắt tay phải của người kia, mắt nhìn thẳng vào người đó, miệng tươi cười kín đáo, thân mật, người hơi nghiêng về phía người đó ( nhưng không cúi gập).
• Không nắm tay người khác quá lâu hoặc quá nhanh;
• Bắt tay thật đậm đà, thẳng thắn, không gượng gạo, không hời hợt, không bóp mạnh, không rung lắc, không giằng co.
• Tư thế bắt tay phải đàng hoàng, đĩnh đạc.
• Chưa quen biết không được chủ động bắt tay mà phải chờ giới thiệu hoặc được giới thiệu;
• Không chủ động bắt tay người cao tuổi hơn hoặc có chức vụ cao hơn hoặc phụ nữ;
• Khi gặp hai vợ chồng thì bắt tay người vợ trước.
• Không cùng một lúc bắt tay hai người, không bắt chéo tay;
• Không đứng trên bậc thang bắt tay người ở dưới bậc;
• Không dùng tay trái để bắt tay;
• Đang ngồi khi khách tới phải đứng dậy để bắt tay;
• Khi bắt tay phải tháo găng (phụ nữ thì không phải tháo);
• Phụ nữ không được chủ động bắt tay người cao tuổi hơn hoặc có chức vụ cao hơn hoặc nhà tu hành;
• Chú ý phong tục một số nước không bắt tay mà chắp hai tay trước ngực (nhất là phụ nữ) khẽ gật đầu. Trong trường hợp đó ta không được bắt tay mà phải làm như họ.
• Nhiều nước Âu - Mỹ có tập quán hôn tay nữ. Nếu phụ nữ xoè tay ra thì bắt tay nhưng họ đưa úp bàn tay thì ta nâng bàn tay lên và hôn vào mu bàn tay

Giới thiệu

Nếu thấy cần cho những người mình biết có thể quen biết nhau thì ta nên giới thiệu:

• Giới thiệu người ít tuổi cho người cao tuổi trước;
• Giới thiệu người có địa vị thấp cho người có địa vị cao trước;
• Giới thiệu nam giới cho nữ giới trước;
• Giới thiệu phụ nữ cho người cao tuổi hơn, có địa vị cao hơn hoặc tu hành;
• Nếu hai người cùng tuổi, cùng địa vị thì giới thiệu người đến sau cho người đến trước;
• Nếu hai người mà người ít tuổi có chức vụ cao thì giới thiệu người ít tuổi cho người cao tuổi theo nguyên tắc “kính lão đắc thọ”
• Trong lúc giới thiệu, phụ nữ có thể vẫn ngồi trừ trường hợp người kia là người cao tuổi hơn, chức vụ cao hơn hoặc tu hành;
• Chỉ giới thiệu chức vụ và tên, không giới thiệu rườm rà như kiểu giới thiệu tóm tắt lý lịch hoặc tiểu sử bản thân;
• Sau khi được giới thiệu phải chào hỏi và bắt tay, nói những lời như: (rất hân hạnh được làm quen với bà, anh…);

Cách nói chuyện:

• Tránh nói quá to hoặc quá nhỏ;
• Nói chuyện vui vẻ hoà nhã, không thô tục, không nói xấu, bình phẩm người khác;
• Không ngắt lời người khác;
• Không nói chèn, nói đế, nói leo;
• Không nói dai, nói liến thoắng;
• Chỗ đông người không nói chuyện mà một hai người hiểu với nhau;
• Thái độ nói chuyện điềm đạm khiêm tốn, không vung tay, chỉ vào người khác;

Cách đi đứng

• Đi đứng trong tư thế đàng hoàng, chững chạc, không quá vội, không quá chậm chạp;
• Phải biết nhường đường; không chen lấn, xô đẩy;
• Không nhìn ngang liếc dọc, nhìn chằm chằm vào ai;

Ăn mặc

• Ăn mặc gọn gàng, sạch sẽ, không hở hang, quần áo là phẳng, không nhàu nát;
• Khi đến dự các buổi lễ long trọng phải mặc nghiêm túc lịch thiệp;
• Không để các vật dụng như bao thuốc, bật lửa, bút, kính hoặc lược ở túi áo quần nhất là túi áo ngực;

Làm khách

• Trước khi vào phòng phải gõ cửa khi được sự đồng ý mới được vào;
• Vào phòng, chủ chưa ngồi thì không được ngồi;
• Vào phòng người khác phải tắt thuốc lá;
• Ngồi với tư thế đàng hoàng, ngay ngắn, không sờ mó vào các đồ vật trong phòng người khác, không tự động uống nước khi chủ chưa mời;
• Không ngồi quá lâu;
• Trước khi về phải xin phép mới chào ra về.

Tiếp khách

• Nên tỏ thái độ niềm nở từ đầu đến cuối;
• Không xem đồng hồ khi tiếp khách;
• Tiễn khách ra cửa khi khách về.

Ôm hôn

• Chỉ ôm hôn khi người khác có ý muốn ôn hôn để chào hỏi mình; Thường là hôn chạm vào má, không hôn lên trán, môi.
• Người Mỹ la tinh vừa ôm hôn vừa vỗ lưng;
• Người Nga thì hôn má 3 lần;
• Người Châu Âu thì hôn má 2 lần.

Trên đây là một số quy tắc ứng xử cơ bản, ngoài ra đối với từng quốc gia lại phải có sự am hiểu về văn hóa của họ để có cách thức ứng xử hợp lý. Văn hóa kinh doanh của các nước tiêu biểu như Nhật Bản, Trung Quốc, Hàn Quốc, Ấn Độ, Mỹ - latin sẽ được giới thiệu trong khóa đào tạo Trợ lý PA/EA Coaching.

Nguồn: ngoaivuhagiang.gov.vn/

Sevencoloriris tổng hợp và biên tập.

*Đăng ký nhận bản tin hàng tuần tại đây để không bỏ lỡ các thông tin, bí quyết và kinh nghiệm trong nghề Trợ lý.

———————-

*Các công cụ khác phục vụ cho công việc của Trợ lý sẽ được giới thiệu trong session 2 của chương trình PA/EA Coaching Program.

Các kỹ năng giải quyết các vấn đề, tình huống trong công việc sẽ được thảo luận trong các session 4 và 5.

=> Đăng ký tại đây hoặc liên hệ 04 6329 0851 để được hướng dẫn tham gia khóa học.

Đặc biệt: có lớp online dành cho các bạn không ở Hà Nội

Tham gia Cộng đồng Trợ lý/Thư ký để cùng chia sẻ kinh nghiệm và giải quyết các vấn đề trong công việc Trợ lý.