Quy trình logistics chi tiết: Các bước vận hành và tối ưu

Logistics là chuỗi các hoạt động liên quan đến quá trình mua bán hàng hóa, vận chuyển, bảo quản và quản lý hàng. Mỗi doanh nghiệp cung cấp dịch vụ logistics ra thị trường đều chuẩn bị cho mình những quy trình logistics phù hợp. Nhằm đảm bảo hoạt động của công ty diễn ra trơn tru và thuận lợi nhất. Vậy quy trình logistics là gì? Những bước cụ thể trong quá trình đó là gì? Bài viết dưới đây của EFEXsẽ mang đến cho bạn cái nhìn khách quan và đầy đủ nhất.

Định nghĩa logistics là gì?

Thuật ngữ Logistics là gì? Đây một thuật ngữ trong lĩnh vực quản lý chuỗi cung ứng đề cập đến quá trình hoạt động của việc vận chuyển, lưu trữ và quản lý hàng hóa từ nhà sản xuất/cung cấp đến tay người tiêu dùng cuối cùng.

Mục tiêu của logistics là tối ưu hóa quá trình di chuyển hàng hóa, đảm bảo hiệu quả và đáp ứng nhu cầu của khách hàng một cách tốt nhất, đồng thời giảm thiểu chi phí và tăng cường lợi thế cạnh tranh cho doanh nghiệp.

>> Xem thêm: Quản trị logisitcs là gì?

Quy trình logistics cơ bản

Trước khi đi sâu vào nội dung và tìm hiểu các bước trong quá trình logistics, chúng ta phải hiểu được quy trình logistics cơ bản là gì. Từ đó có được nền tảng ban đầu để dễ dàng tiếp thu những thông tin liên quan. Quy trình logistics cơ bản là quy trình xuất phát từ những nhu cầu thực tế của con người liên quan đến hàng hóa, nguyên liệu, bảo quản, vận chuyển, quản lý,...

Nó là một thiết kế được tạo ra để đáp ứng cho quá trình cung ứng sản phẩm ra thị trường của con người. Quy trình này được cấu thành bởi 8 yếu tố cơ bản. Cùng EFEX tìm hiểu ngay những thông tin chi tiết về các yếu tố ấy.

Tìm kiếm nguồn thông tin

Trước hết, muốn có được khách hàng, các doanh nghiệp buộc phải tìm kiếm thông tin từ nhiều nguồn khác nhau. Khách hàng bắt nguồn từ những người có nhu cầu vận chuyển hàng hóa. Vì vậy, họ sẽ tìm kiếm những thông tin liên quan đến các đơn vị vận chuyển và tham khảo giá của những đơn vị ấy.

Hiện nay, lượng khách hàng tiềm năng đã và đang tham gia nhiều kênh thông tin khác nhau như: Google, facebook, youtube,... để tìm kiếm đơn vị đáp ứng nhu cầu phù hợp. Vì vậy, việc các doanh nghiệp thông tạo các kênh thông tin này sẽ giúp quá trình thu thập thông tin về khách hàng có nhu cầu nhanh chóng và hiệu quả hơn. Từ đó, xác định và tiếp cận được tệp khách hàng tiềm năng mới.

Tìm và lựa chọn đơn vị vận chuyển

Sau khi lựa chọn được những đơn vị vận chuyển ưng ý, khách hàng sẽ tiến hành tham khảo giá giữa các bên. Sau đó ra quyết định lựa chọn đơn vị vận chuyển an toàn và có lợi cho mình nhất. Đơn vị vận chuyển sẽ trao đổi trực tiếp với khách hàng về dịch vụ vận chuyển bên mình.

Lúc này, những nội dung liên quan đến địa điểm vận chuyển hàng, điểm đến của hàng hóa cũng được đàm phán cụ thể. Ngoài ra, lúc này hai bên cũng sẽ đồng ý xác nhận bill. Từ đó thống nhất những nội dung cơ bản tiếp theo như ngày giờ để đôi bên cùng nắm được.

Chuẩn bị những giấy tờ cần thiết liên quan

Bất kỳ một lô hàng, kiện hàng nào muốn vận chuyển cũng cần có những giấy tờ cần thiết đính kèm. Chính vì thế những giấy tờ cần thiết là không thể thiếu. Đơn vị cung cấp dịch vụ vận chuyển sẽ thông báo đến khách hàng những giấy tờ cần thiết cho quy trình logistics vận chuyển. Khách hàng theo đó để chuẩn bị, những giấy tờ rắc rối hơn sẽ được bên vận chuyển hỗ trợ chuẩn bị. Vì vậy khách hàng không nên quá lo lắng về vấn đề này.

Quá trình vận chuyển hàng hóa

Sau khi có đầy đủ các giấy tờ liên quan, đơn vị sẽ tiến hành vận chuyển kết hợp với thực hiện quy trình thủ tục hải quan xuất nhập khẩu cho đơn hàng của bạn. Tại cục hải quan, đơn vị vận chuyển sẽ phải xuất trình những giấy tờ cần thiết, chứng từ liên quan của lô hàng đến nhân viên cục hải quan. Sau đó nộp các loại thuế bắt buộc và đợi lô hàng được thông quan.

Bốc xếp hàng hóa vào kho và lên phương tiện chuyên chở

Khi chọn bất kỳ dịch vụ vận chuyển nào bạn cũng không cần bận tâm đến việc bốc xếp hàng hóa. Bởi nhân viên của công ty cung ứng dịch vụ logistics sẽ giúp bạn bốc dỡ, sắp xếp hàng hóa lên xuống tại các xe, cảng và kho hàng.

Lập bill cho khách hàng

Sau khi thực hiện các bước trên, các đơn vị liên quan đến lô hàng này sẽ nhận được tờ hướng dẫn lập bill. Trên những tờ bill ấy sẽ được ghi đầy đủ các thông tin như:

• Đơn vị vận chuyển
• Tên/ loại hàng hóa
• Số booking của hàng hóa (Có trường hợp sẽ không có thông tin này)
• Số của B/L
• Thông tin người gửi hàng
• Thông tin người nhận hàng
• Cảng đi của hàng hóa
• Cảng nhận của hàng hóa

Tùy từng đơn vị vận chuyển sẽ có thêm những thông tin chi tiết khác nhau trên bill

>> Xem thêm: Bill là gì? Các loại bill phổ biến trong xuất nhập khẩu

Nhận Bill gốc về

Tiếp theo đó là nhận lại bill gốc và thực hiện quá trình gửi bill đến cho đơn vị có nhiệm vụ xuất khẩu hoặc nhập khẩu hàng hóa. Trên bill gốc sẽ thường có những thông tin như sau:

• Các thông tin của shipper
• Các thông tin của consignee
• Các số liệu như: tên tàu, số hiệu của tàu, cảng bốc và cảng dỡ hàng
• Thông tin về mặt hàng, số hiệu lô hàng, phân loại và trọng lượng

Lưu hồ sơ trên hệ thống

Cuối cùng những hồ sơ xuất nhập khẩu ấy sẽ được lưu lại. Các hồ sơ này được lưu lại với mục đích phòng trường hợp ngoài ý muốn xảy ra. Hồ sơ được cơ quan hải quan lưu trữ sẽ bao gồm:

• Tờ khai hải quan
• Các giấy phép xuất nhập khẩu
• Giấy phép đăng ký kiểm tra chuyên ngành
• Hợp đồng về mua bán xuất nhập khẩu hàng hóa
• Hóa đơn thương mại
• Vận đơn
• Chứng từ nhận xuất xứ hàng hóa

>> Xem thêm: Invoice là gì? Giải thích thuật ngữ hóa đơn trong xuất nhập khẩu

>> Xem thêm: Hướng dẫn tra cứu thông tin tờ khai hải quan nhanh chóng, chính xác nhất

Quy trình logistics hàng hóa xuất nhập khẩu

Đối với từng loại hàng hóa khác nhau sẽ có những khác biệt trong quy trình logistics. Tuy nhiên sẽ có những khâu bắt buộc phải có. Dưới đây là những bước thiết yếu để quy trình logistics hàng nhập khẩu, xuất khẩu hoạt động mang lại hiệu quả cao. Cùng EFEX điểm qua những thông tin cụ thể dưới đây.

Kiểm tra giá thành

Trước khi quyết định lựa chọn một đơn vị vận chuyển nào, chúng ta cũng nên thăm dò giá cả từ nhiều hãng khác nhau. Từ đó tìm ra được đơn vị có giá cả phù hợp. Việc kiểm tra giá dịch vụ trước khi lựa chọn sẽ giúp bạn tiết kiệm chi phí hiệu quả. Bên cạnh đó sẽ không phát sinh những trường hợp tranh chấp về giá cả khi đã hợp tác với nhau.

Thỏa thuận giá của đôi bên

Tiếp đến là liên lạc và bạn có thể đề xuất giá cả phù hợp với doanh nghiệp của mình. Việc thỏa thuận giá được diễn ra cùng với sự thiện chí từ đôi bên. Thỏa thuận để đi đến mức giá phù hợp nhất. Mức giá này phải là kết quả được 2 bên chấp thuận. Ngoài việc thỏa thuận giá, chúng mình cũng nên thỏa thuận thêm một số điều kiện khá như:

• Điều kiện giao nhận hàng hóa
• Các quy cách đóng gói hàng hóa
• Các ưu đãi, khuyến mãi liên quan

Quyết định mua hàng

Tiếp đó, việc quyết định mua hàng sẽ phụ thuốc và bạn. Bạn có thể đưa ra quyết định trên nhiều phương diện như chất lượng, giá cả, quy trình … Đôi bên cũng có thể trao đổi đi đến quyết định về ngày giờ giao nhận và vận chuyển hàng hóa. Bên cạnh đó phải đi kèm những điều kiện được quy định trong Incoterm.

Làm hợp đồng ngoại thương quốc tế

Bước thứ 4 trong quy trình logistics xuất nhập khẩu hàng hóa là làm hợp đồng ngoại thương. Đây là kết quả từ việc thỏa thuận những điều khoản và điều kiện cần thiết của hai bên. Hợp đồng thương mại này có thể được soạn từ bên bán hoặc bên mua, tùy thỏa thuận.

Tuy nhiên, trên hợp đồng phải được thể hiện đầy đủ và rõ ràng những nội dung cần thiết và điều kiện đã thỏa thuận từ trước đó. Đặc biệt là không thể thiếu nghĩa vụ, trách nhiệm của đôi bên để tránh xảy ra những tranh chấp phát sinh.

Tìm đơn vị vận tải hàng hóa quốc tế

Hiện nay có rất nhiều đơn vị vận tải quốc tế, chúng ta có thể tự tìm kiếm đơn vị phù hợp nhất với điều kiện bên mình. Tuy nhiên bạn có thể thuê trọn gói dịch vụ vận tải xuất nhập khẩu hoặc chỉ thuê một phần trong quá trình vận tải ấy. Các nghiệp vụ trong quá trình vận tải hàng hóa đi quốc tế sẽ bao gồm:

• Thuê container, thuê tàu và lập đơn vận tải của lô hàng hóa đó
• Làm các thủ tục kiểm tra và tiến hành phun trùng hàng hóa trước khi xuất nhập khẩu
• Tiến hành lựa chọn đơn vị bán bảo hiểm cho lô hàng đó
• Thực hiện công tác đóng gói, xếp dỡ và chuẩn bị giấy tờ làm thủ tục thông quan cho lô hàng hóa xuất - nhập khẩu
• Thuê đơn vị vận chuyển hàng hóa về kho được quy định sau khi lô hàng đã được thông quan
• Đừng quên lấy đơn vận tải và booking tàu vận chuyển

Giao nhận hàng hóa tại điểm đến

Sau khi hàng hóa đã vận chuyển đến điểm đến cuối cùng, cần phải thực hiện những công tác sau:

• Đối với hàng hóa nhập khẩu, cần tiến hành thực hiện quá trình thông quan
• Thực hiện các thủ tục kiểm tra hàng nhập khẩu theo như quy định được đề ra
• Vận chuyển hàng hóa đến địa chỉ người nhận theo thông tin như trên giấy tờ đã ghi rõ
• Thực hiện các giấy tờ bắt buộc như: Điền tờ khai nhập khẩu hàng hóa, kiểm tra chứng từ chuyên ngành, ngân hàng được ủy quyền,...

Nhập kho hàng hóa

Trong bước cuối cùng là nhập kho hàng hóa, chúng ta cần thực hiện đầy đủ những bước sau để kết thúc quy trình logistics xuất nhập khẩu hàng hóa.

• Vận chuyển hàng hóa nhập kho
• Tiến hành thống kê, tổng hợp giá thành sản phẩm và những chi phí liên quan
• Bốc xếp hàng hóa về vị trí tập kết hàng hóa cuối cùng
• Tiến hành hoàn tất thanh toán như đã thỏa thuận và được ghi trong hợp đồng dịch vụ logistics

Tổng hợp 8 bước trong quá trình xuất nhập khẩu hàng hóa trên chỉ áp dụng đối với hàng hóa xuất nhập khẩu tại Việt Nam. Chính vì vậy mà xu hướng của các doanh nghiệp ngày nay là đi thuê dịch vụ ngoài, dịch vụ được ghi rõ tại mục số 5.

Tuy nhiên, các chủ doanh nghiệp khi muốn sử dụng dịch vụ này cần lưu ý và tìm hiểu rõ các mắt xích trong quá trình vận tải đó. Để nắm chắc được hiệu quả, chất lượng mà dịch vụ thuê ngoài ấy mang lại. Nhằm đảm bảo an toàn cho hàng hóa của mình và tránh gặp phải những rủi ro không đáng có.

Trên đây là những thông tin mà EFEX đã tìm hiểu và tổng hợp được về quy trình logistics cơ bản. Hy vọng những thông tin trên sẽ giúp bạn đọc có cái nhìn đa chiều, hiểu sâu và rõ hơn về dịch vụ vận tải hàng hóa. Từ đó trau dồi thêm kiến thức về các quy trình dịch vụ logistics tại Việt Nam để mang lại hiệu quả kinh doanh tốt nhất cho doanh nghiệp mình. Đừng quên theo dõi Fanpagevà websitecủa chúng tôi để nhận được nhiều thông tin hữu ích hơn!