Kiến thức cơ bản về tổ chức sự kiện

Trước tiên chúng ta cần phải thống nhất “sự kiện” (hay còn gọi là event) ở đây là một sự việc công khai, quan trọng, có ý nghĩa đối với những người đứng ra tổ chức hoặc những người đi thuê đơn vị tổ chức sự kiện. Mỗi sự kiện đều mang những ý nghĩa khác nhau, truyền tải một thông điệp nào đó, chúng là bộ mặt của một sản phẩm, thương hiệu, nhãn hàng hoặc mang ý nghĩa cá nhân, cộng đồng.Sự kiện thường được tổ chức tại một thời gian và địa điểm nhất định. Thu hút nhiều người tham dự, thu hút báo chí và các phương tiện truyền thông khác.Cần phân biệt rõ sự kiện và chương trình là 2 khái niệm khác nhau, trong sự kiện bao gồm các chương trình.Tham khảo: Những yếu tố để trở thành chuyên gia tổ chức sự kiện.

Tổ chức sự kiện là gì?

Sự kiện (hay còn gọi là event): Được hiểu những hoạt động theo một chủ đề hoặc ý nghĩa rõ ràng, xảy ra tại một thời điểm, địa điểm nhất định, chúng có sự tham gia và góp mặt của nhiều người. Sự kiện có thể chỉ tổ chức 1 lần (lễ khai trương, lễ tổng kế...

Các loại hình sự kiện phổ biến

Việc lựa chọn hình thức sự kiện sẽ mang ý nghĩa lớn trong việc truyền tải nội dung và ý nghĩa.

Mục đích và vai trò của tổ chức sự kiện

Một sự kiện có thể nhằm nhiều mục đích khác nhau, trong đó bao gồm mục đích của người tổ chức sự kiện; mục đích của các nhà đầu tư, tài trợ; mục đích của các bên tham gia vào chương trình tổ chức sự kiện; mục đích lợi nhuận và mục đích phi lợi nhuận.Nên phân tách rõ mục tiêu nào được ưu tiên để từ đó lên nội dung chương trình phù hợp. Đa phần, mục đích được ưu tiên sẽ là các mục đích sau:Đối với một doanh nghiệp thì việc tổ chức sự kiện là hình thức marketing có hiệu quả cao nhất, nhưng cũng tốn nhiều chi phí.

Hướng dẫn quy trình để tổ chức sự kiện

Xác định, lựa chọn hình thức tổ chức event hợp lý

Hãy trả lời các câu hỏi sau đây:Trên đây là những câu hỏi gợi ý cho việc lựa chọn loại hình tổ chức sự kiện hợp lý, xác định được quy mô, tính toán được ngày giờ, địa điểm tổ chức, các hạng mục trong chương trình cần có.

Chuẩn bị cho sự kiện - Lên kế hoạch

Cụ thể hóa mục tiêu hơn

Ví dụ nếu lúc đầu mục tiêu khi lên ý tưởng đó là quảng cáo, truyền thông được một sản phẩm thì ở mục này cần phải rõ ràng hơn, đó là giới thiệu sản phẩm tới 5000 người, và có 1000 người sử dụng sản phẩm với 300 feedback.

Xác định thời gian

Một sự kiện có thể diễn ra vào ngày nào, giờ nào? Nếu như sự kiện không đủ sức hút, hoặc không phải sự kiện theo các dịp lễ tết thì nên tránh thời gian đó ra. Cố gắng tổ chức vào những ngày thứ 7, chủ nhật để tránh lịch đi làm, gây ra tình trạng khách tham dự không đến đông đủ như dự kiến, hoặc 1 vài khách mời quan trọng đến muộn.Lên lịch trình (hay còn gọi là timeline) cho sự kiện, thời gian kéo dài là bao lâu? Một timeline thường có các phần chính như sau:

Xác định ngân sách cụ thể

Ngân sách bao gồm ngân sách có sẵn và ngân sách đi xin từ các nhà tài trợ. Chia ra ngân sách cho từng hạng mục, giới hạn chi phí lớn nhất cho phép với từng hạng mục.Sau đây là 1 vài gợi ý các hạng mục bạn cần tính toán:

Nhân sự và thiết bị

Lên danh sách những người tham dự

Đề phòng rủi ro

Xác định rủi ro có thể có. Phương án dự phòng là gì?Các rủi ro thường thấy trong một sự kiện đó là:Luôn phải có phương án dự phòng cho các trường hợp. Phương án ở đây có thể là hỗ trợ về y tế, an ninh. Nhân sự, thiết bị dự phòng, các hạng mục có thể thay thế nếu có lỗi.

Lập kế hoạch tổng thể

Để có được một kế hoạch tổng thể, đơn vị tổ chức sự kiện cần nắm rõ nhân sự và trang thiết bị mình có, những hạng mục sẵn có hoặc cần có. Sắp xếp thời gian các hạng mục diễn ra phù hợp với đối tượng người tham dự tiệc (hạng mục chính và hạng mục phụ).Một nhà tổ chức sự kiện giỏi không được đầu tư quá kỹ lưỡng cho một hạng mục để rồi các hạng mục khác kém chất lượng.

Tiến hành tổ chức sự kiện

Trong toàn bộ quá trình tổ chức, bạn luôn phải sát cánh với sự kiện, giám sát, quản lý và sẵn sàng xử lý các sự cố có thể xảy ra.

Kết thúc sự kiện

Các yếu tố để tổ chức sự kiện thành công

Nội dung chương trình hấp dẫn, độc đáo, có pha chút bất ngờ, kịch tính. Phải có nội dung rõ ràng, đáng nhớ và khắc sâu vào tâm trí người xem. Đừng để đó là những kịch bản chương trình quá quen thuộc mà khách dự tiệc chưa xem hết chương trình đã dự đo...

Mô tả công việc của một nhà tổ chức sự kiện

Tố chất của một nhà tổ chức sự kiện vĩ đại

Có kỹ năng giao tiếp.Có đam mê với công việc tổ chức sự kiện và nhiệt huyết. Đây là yếu tố vô cùng cần thiết của một nhà tổ chức sự kiện. Công việc của họ liên quan đến khá nhiều lĩnh vực và có thể đối diện với nhiều sự cố như là việc thiếu trang thi...